Le note spese dei dipendenti possono essere gestite con modalità informatiche

Con la ris. 21.7.2017 n. 96, l’Agenzia delle Entrate ha affermato che le note spese dei dipen­denti possono essere gestite con modalità completamente informatiche, proce­dendo alla distruzione del documento analogico al termine del processo.

Documenti originali non unici

Di regola il procedimento di dematerializzazione non richiede l’intervento del pubblico ufficiale, come richiesto dall’art. 4 co. 2 del DM 17.6.2014, in quanto i giustificativi allegati alle note spese rappresentano documenti analogici originali non unici in quanto trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

Documenti originali unici

Ove, tuttavia, il giustificativo non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e abbia natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

L’intervento del pubblico ufficiale è parimenti necessario se i giustificativi sono emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non esiste una reciproca assi­stenza in materia fiscale, in quanto l’Agenzia non ha la possibilità di ricostruire il conte­nuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.