Rimborsi spese ai dipendenti tipologie e nuove indicazioni dall’Agenzia delle entrate

Recentemente, l’Agenzia delle Entrate, in via di soluzione interpretativa, ha evidenziato che il rimborso delle spese di parcheggio sostenute dai dipendenti per trasferte al di fuori del territorio comunale è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto; diversamente, se per il rimborso delle spese ai dipendenti, ricorre al sistema analitico, il rimborso rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di 15,49 euro giornaliero (25,82 per le trasferte all’estero).

Ci si è chiesti, come una impresa, o in generale un sostituto d’imposta possa rimborsare al dipendente in trasferta fuori dal territorio comunale, le spese sostenute per i parcheggi, che non rientrano tra le spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio.

Intanto per fare un riepilogo di sintesi, la normativa fiscale e precisamente il Tuir, trattando dei rimborsi di spese ai dipendenti, distingue il caso in cui l’attività sia svolta o meno nell’ambito del territorio del comune in cui è collocata la sede di lavoro da quello in cui la prestazione dell’attività lavorativa sia al di fuori del territorio comunale, prevedento tre sistemi alternativi di rimborso delle spese sostenute dal dipendente:

  • forfettario
  • misto
  • analitico.

Sistema forfettario
Si prevede l’erogazione di un’indennità giornaliera al dipendente, determinata in via forfetaria, diretta a rimborsare le spese sostenute nel corso della trasferta. L’indennità è esclusa dall’imponibile fino all’importo di 46,48 euro al giorno, elevate a 77,47 euro per le trasferte all’estero.
Quando le spese di viaggio sono rimborsate sulla base di idonea documentazione, i rimborsi analitici (anche sotto forma di indennità chilometrica) e trasporto non concorrono a formare il reddito. Sono tassati, invece, tutti i rimborsi spese, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all’indennità di trasferta.

Sistema misto
Sono previsti limiti di esenzione dell’indennità di trasferta ridotti rispetto al rimborso forfettario e all’esenzione delle spese di viaggio e trasporto. In caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente le franchigie di 46,48 euro e 77,47 euro sono ridotte di 1/3, mentre sono ridotte di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di alloggio sia di quelle di vitto.
I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometrica) e trasporto non concorrono a formare il reddito quando idoneamente documentati. Ogni altro rimborso (oltre a vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è assoggettato interamente a tassazione.

Sistema analitico (o a piè di lista)
Si prevede la non imponibilità del rimborso analitico delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (anche sotto forma di indennità chilometrica) e l’esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente dei rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione delle trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevati a 25,82 euro per le trasferte all’estero.
Con la circolare n. 326 del 23 dicembre 1997 (paragrafo 2.4.1) sono state incluse tra le altre spese, ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, alle quali applicare le franchigie anche quelle relative, tra l’altro, al parcheggio.

Nel caso in esame, secondo l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate, il rimborso spese al dipendente delle spese di parcheggio (rimborso di spese “diverse” da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio):

  • è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi forfettario e misto;
  • rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di 15,49 euro giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico.

 

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