conservazione della dichiarazione dei redditi

Come conservare le dichiarazioni dei redditi e gli obblighi di conservazione del contribuente

Come conservare le dichiarazioni dei redditi è una domanda che moltissimi contribuenti si fanno poichè vi sono delle regole ben precise legate alla conservazione di un documento fiscale di notevole importanza.

Proprio recentemente l’Agenzia delle Entrate è ritornata sull’argomento con la risposta n. 518 del 12/12/2019 ed ha fornito delle interessanti indicazioni in relazione agli adempimenti che devono essere effettuati nel caso di incarico ad un intermediario abilitato per la trasmissione telematica delle dichiarazioni.

La consegna al contribuente della dichiarazione trasmessa telematicamente

Gli intermediari abilitati, alla trasmissione telematica entro i 30 giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiara­zione in via telematica, devono rilasciare al contribuente la dichiarazione trasmessa. Circa le modalità di consegna al contribuente le stesse possono essere alternativamente:

  • la semplice consegna a mano;
  • inserire la dichiarazione trasmessa telematicamente in una apposita area web in cui il cliente può accedere e scaricare la stessa;
  • inviata al contribuente a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata, a patto e condizione che il contribuente stesso preventivamente inoltri (a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata) una sua “specifica richiesta”.

Per quanto tempo conservare la dichiarazione dei redditi

Il contribuente è tenuto a conservare la dichiarazione trasmessa telematicamente,  fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata. Ad esempio per la dichiarazione presentata nell’anno 2019, il contribuente deve conservare la stessa fino al 31/12/2024.

Come conservare la dichiarazione dei redditi

Il contribuente per quanto riguarda le modalità di conservazione della dichiarazione dei redditi trasmessa telematicamente, potrà a sua scelta scegliere tra una conservazione cartacea o digitale.

Conservazione cartacea della dichiarazione dei redditi

Una volta ricevuta la dichiarazione trasmessa telematicamente, il contribuente può conservarla tranquillamente su supporto cartaceo (ed in tal caso dovrà sottoscriverla) o nel caso in cui abbia ricevuto la stessa su supporto digitale (ad esempio in formato pdf) anche in modalità elettronica senza applicare le regole della conservazione sostitutiva (DLgs. 82/2005), in pratica la può conservare in una cartella del proprio computer.

Il contribuente può quindi tenere nella memoria dei propri supporti informatici in formato pdf, la dichiarazione trasmessa, ma nel caso in cui dovrà esibirla (a chiunque ne faccia richiesta) affinchè la stessa abbia un valore legale, dovrà essere stampata su carta e firmata in originale.

Conservazione digitale della dichiarazione dei redditi in modalità sostitutiva

Qualora il contribuente, intenda conservare la dichiarazione esclusivamente in for­mato digitale, dovrà rispettare le regole previste per la conservazione sostitutiva di cui al D.Lgs. 82/2005 (che detta le regole anche per la conservazione digitale dei documenti fiscalmente ri­le­vanti).

In tal caso, la formazione e conservazione elettronica del documento fiscale dovrà rispettare il combinato disposto dell’art. 2 del DM 17.6.2014 e dell’art. 20 co. 1-bis del CAD, secondo cui i prescritti requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento devono essere garantiti dalla firma digitale o da un altro tipo di firma elettronica qualificata o da una firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente medesimo.

Conservazione della dichiarazione da parte dell’intermediario

Conformemente a quanto già chiarito in passato (Agenzia delle Entrate n. 298 del 18/10/2007, n. 354 del 01/08/2008, n. 194 del 30/07/2009), viene ribadito che:

  • la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente è un elemento essenziale del mo­dello che deve essere conservato dallo stesso;
  • la copia conservata su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione telema­tica può non riprodurre la sottoscrizione del contribuente.
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